Dyskutując różne wdrożenia, transformacje i zmiany często pojawia się temat porażek. „Nie wyszło”, „to nie do końca tak jak ma być”, „trochę inaczej to planowaliśmy”… rodzi się frustracja, zniechęcenie, już brak siły na kolejne próby. Bo przecież plan był realizowany, a wyszło „jak zwykle”. Dlaczego tak się dzieje? I co z tym powinniśmy zrobić?

Na to pytanie odpowiada właśnie cykl PDCA. D (Do, wykonanie) nie kończy cyklu, to nie finisz Twojej pracy. Jesteś w połowie, a właściwie to zaczynasz wkraczać na niekończącą się ścieżkę doskonalenia😉

Ale po kolei.

Skończyłeś realizację planu. Ponieważ wiesz co chciałeś osiągnąć, jesteś w stanie sprawdzić i zmierzyć rezultat, wiesz czy jesteś w tym miejscu, do którego zmierzałeś. Więc poświęć chwilę (może dłuższą) na analizę, co dało Twoje działanie. Czy faktycznie masz to, czego oczekiwałeś. Jeśli widzisz rozbieżności nazwij je, opisz, określ co jest inaczej. Ważne jest zdefiniowanie tych różnic zarówno negatywnych jak i pozytywnych. Dlaczego? Bo tu zaczynasz proces analizy i poznawania, uświadamiania procesów i zjawisk, które miały wpływ na rezultat. To jest początek Twojej nauki.

Mówimy potocznie, że „uczymy się na błędach” i uznajemy to za dobre. Jasne, że lepiej uczyć się na błędach niż wcale. Ale ja przewrotnie pytam, dlaczego nie uczysz się na swoich (lub cudzych) sukcesach? Porażka boli, najgorszy jest chyba ten ból wewnętrzny, poczucie przegranej, upokorzenia. Często takie doświadczenie rodzi w nas lęk przed kolejnymi próbami, boimy się kolejnej porażki. Sukces jest świetnym przykładem możliwości nauki, co więcej jest w otoczce pozytywnych emocji😊 A do obu sytuacji podchodzimy merytorycznie tak samo – jak do klasycznego rozwiązywania problemów. Muszę zrozumieć fakty – czyli analiza danych, zrozumienie procesu, co się tak naprawdę stało? A potem pytam „dlaczego” starając się dojść do przyczyny źródłowej, czyli tej pierwotnej. Ten proces wyglądający pozornie na prosty i szybki, potrafi być bardzo mozolny, długi i czasami bolesny (gdy to nie sukces był rezultatem). Ważne jest, aby skupić się na elementach i zagadnieniach zależnych od ciebie a nie świata zewnętrznego, nie winić, a szukać przyczyny, na którą Ty masz wpływ.

Przykład:

Celem było stworzenie efektywnego szkolenia wprowadzającego dla firmy. Szkolenie zostało wymyślone i odbyła się pierwsza sesja, ale odbiega to od moich oczekiwań. Jest za długie, nie interaktywne i nudne.

Szukam przyczyny:

1. Szkolenie nie jest zgodne z oczekiwaniami -> dlaczego?
2. Osoby wymyślające to szkolenie nie są ekspertami
3. Nigdy nie byli uczeni budowania szkoleń

lub

• Szkolenie nie jest zgodne z oczekiwaniami -> dlaczego?
• Oczekiwania nie zostały jasno sprecyzowane.
• Uznałam, że moje oczekiwania dotyczące szkolenia są oczywiste.

Po pierwszej analizie (a) pewnie zmienię osoby, ale nie upewniając się, że są profesjonalistami i znają moje oczekiwania, szkolenie nie będzie zgodne z moją wizją. Nie mam wpływu na to, co zrobią inni, jeśli dokładnie tego nie wyjaśnię i nie upewnię się, że tak samo rozumiemy szczegóły. Mam za to absolutny wpływy na to, co JA zrobię, dlatego drugi przykład jest cenniejszy. Nie obarczam niepowodzeniem osoby, które realizowały to szkolenie, tylko zastanawiam się co JA mogę zrobić inaczej. Nie oznacza to, że pierwsza analiza jest niewłaściwa (potwierdzą to fakty), ale zmiana osób bez wyjaśnienia oczekiwań niekoniecznie poprawi efekty.

Deming krok Check (Sprawdź) nazywał również Study – przestudiuj, przeanalizuj, naucz się, wyciągnij wnioski. Z perspektywy poznawczej cyklu Deminga, nazwa Study jest zdecydowanie pełniejsza. Ten krok ma nas doprowadzić do wniosków, które możemy z sukcesem wykorzystać w przyszłości.

Właśnie po to, żeby osiągnąć sukces!