Zaczynamy zgłębiać poszczególne kroki cyklu PDCA. Pierwszym bezwzględnie jest planowanie.

Gdy większość z nas słyszy to słowo, to widzimy listę typu „do zrobienia”, z odhaczonymi załatwionymi sprawami, a niektórzy może widzą tabelkę, z nazwiskami, datami… I to wszystko składa się na dobre planowanie. Warto jednak zacząć od … POCZĄTKU.

Po pierwsze zastanów się CO chcesz osiągnąć, jakiego efektu swoich działań oczekujesz. I napisz to, albo narysuj. Zwizualizuj, bo dzięki temu Twój cel stanie się bardziej wyraźny, bardziej klarowny, bardziej oczywisty.

Jak już dobrze wiesz CO, przychodzi czas na odpowiedź na pytanie PO CO? Czyli co Ci da osiągnięcie tego, co zamierzasz. Do czego Cię to zbliży? W czym Ci pomoże? Jak będziesz się z tym czuł? Co to da innym?

Dlaczego to pytanie jest tak ważne? W mojej pracy często zadaję je klientom i tak samo często następuje po nim milczenie (i dobrze) i dopiero potem odpowiedź, która zaskakująco często brzmi „chyba sam nie wiem…”. Niekoniecznie, gdy wiemy co chcemy osiągnąć, to tym samym wiemy jaki większy cel realizujemy, jakie benefity nam to przyniesie. A dobrze to wiedzieć. Czy to co chcesz zrobić wpisuje się w ogólne założenia projektu? Czy jest częścią strategii? Czy jest zgodne z wizją? Jak je wspiera? To jest najlepszy moment na zadanie tych pytań. One pojawiają się czasami, ale już po wykonaniu. Wtedy słyszysz „no i co? Mam TO i co TO zmienia?”. A odpowiedź nie zawsze jest oczywista czy pozytywna.

Ważnym pytaniem jest też pytanie DLACZEGO?

Od razu wyjaśnienie – DLACZEGO to nie to samo  co PO CO. DLACZEGO pyta o przyczyny, co powoduje, że chcsz czy musisz coś zrobić. PO CO to pytanie o cel, oczekiwania i korzyści.

Przykład: chcę uczyć się języka obcego. Dlaczego? bo nie znam żadnego obcego języka a uważam, że to przydatne. Po co? Żebym mogła dogadać się na wakacjach za granicą.

Tak więc zastanów się jakie przyczyny stoją za Twoją potrzebą działania i osiągania.

Proces planowania to proces teoretycznego dojścia do założonego celu i spełnienia oczekiwań. Jeśli cel i oczekiwania nie są precyzyjne, to jak możesz zagwarantować ich osiągnięcie?

Gdy już znasz odpowiedzi na te pytania podstawowe, warto zastanowić się nad zasobami, których potrzebujesz to realizacji swojego zamierzenia. Zasoby to czas, ludzie, pieniądze, miejsce, itp. Gdy okaże się, że nie masz danego zasobu, nie oznacza to, że nie możesz działać. Na pewno jest ktoś, kto ma brakujący element, tylko znajdź tego człowieka i poproś o pomoc😊

Gdy już znasz swoje potrzeby względem zasobów możesz przejść do planowanie poszczególnych kroków – z określeniem kto dany krok realizuje (to nie zawsze będziesz Ty), kogo i czego potrzebujesz na tym etapie, i oczywiście kiedy ten krok powinien się zakończyć.

Wygląda na proste, prawda?

Czego potrzebujesz, aby dobrze zaplanować swoje działanie? Czasu i wiedzy (czego potrzebujesz, kto może Ci pomóc). Dlatego planowanie w pośpiechu nie jest udane, ta czynność wymaga czasu, być może nawet konsultacji z innymi (ekspertami tematu). Im lepiej przeprowadzisz ten pierwszy krok PDCA, tym mniej rozczarowań i potknięć w 2 fazie cyklu, czyli DO (wykonanie).

Zatem do planowania!