Od pewnego czasu uderzają we mnie dwa zachowania związane z kontaktami mailowymi, które biorę sobie dzisiaj na tapetę: nieodpisywanie na maile i nieodpowiadanie na pytania (w mailach). Jakoś ostatnio doświadczyłam kumulacji takich zachowań i chcę się do tych bardzo ważnych aspektów komunikacyjnych odnieść.

Odpowiadanie na maile.

Sztuka komunikacji mailowej mówi jasno – odpowiadaj jak najszybciej. Nie oznacza to odpowiadaj w pośpiechu i byle jak. Ta zasada mówi: odpisz w ciągu 24 godzin, żeby pokazać, że dostałeś informację, zrozumiałeś informację (albo nie zrozumiałeś), masz decyzję, albo czekasz na nią; że ten kontakt jest ważny dla Ciebie. Komunikacja mailowa jest komunikacją dość jednostronną w momencie jej wysyłania, nadawca nie wie czy odbiorca dostał komunikat i jak na niego zareagował. Jedynym sposobem poznania reakcji odbiorcy jest informacja zwrotna, czyli w przyjętym kanale komunikacji – mail. Jeśli nie dostaję maila zwrotnego, to myślę sobie: nie dostał, nie zrozumiał, nie interesuje go więcej współpraca, obraził się, itd. Domyślam się jedynie co mogło się stać, że kontakt się urwał. Osobiście bardzo nie lubię się domyślać, więc ślę drugiego maila, a gdy i ten jest bez odpowiedzi, to po prostu dzwonię. I wiecie co słyszę? „Nie miałem czasu”, „jeszcze nie podjąłem decyzji”, „napisałbym kiedyś, później”, itd. I co mi to mówi? Że to, co jeszcze kilka dni temu było pilne, już nie jest, ale ja musiałam stracić trochę czasu i swojej energii, żeby to odkryć, bo decydent nie uznał tego za ważne dla mnie☹ I to mi się nie podoba. Bo skoro ktoś myśli o robieniu ze mną interesów, to dla mnie oznacza partnerstwo, a brak odpowiedzi na maila nie jest partnerskim zachowaniem. To mi również pokazuje, że takiego zachowania, czyli ignorowania mojej perspektywy w przyszłej współpracy mogę się spodziewać, bo to taki wzorzec… I niestety ta „przepowiednia” się sprawdza bardzo często. To co robić, jeśli naprawdę nie wiem co mam napisać? Napisz chociaż: „Dziękuję, dostałem maila, jednak jeszcze nie podjąłem decyzji. Odezwę się za x dni” i odezwij się zgodnie z obietnicą. Tak będzie zdecydowanie lepiej, profesjonalnie😊

Odpowiadanie na pytania zawarte w mailu czyli czytanie ze zrozumieniem i reakcja.

Niestety zdarza się, że na pytanie zawarte w mailu nie dostaję odpowiedzi. Mail zwrotny i owszem przychodzi, ale w jego zawartości próżno szukać odpowiedzi na zadane pytanie. I rozumiem, że ktoś może nie znać odpowiedzi na pytanie np. „kiedy chciałby Pan zacząć projekt”. Wystarczy wtedy napisać „jeszcze nie wiem”, niż udawać, że pytania nie było, albo co gorsza nie „zauważyć” go w moim mailu. W takich sytuacjach zastanawiam się, czy osoba odpisująca na mojego maila, rzeczywiście go przeczytała, czy w tym czasie nie robiła kilku innych czynności i pytanie umknęło, czyli tak naprawdę nie poświęciła mojemu mailowi chwili swojej uważności… I to kolejna smutna konstatacja☹ Bo ten mail napisany przeze mnie w pewnym sensie zastępuje mnie. Chętnie powiedziałbym sama w bezpośrednim spotkaniu to, co napisałam. I wówczas chciałabym być wysłuchana z uwagą (jak chyba każdy z nas), więc mój mail też zasługuję na uwagę, prawda?

Piszę o tym, żebyśmy wszyscy (ja też) mieli świadomość jakie myśli i emocje towarzyszą nieefektywnej komunikacji mailowej, i jakie niosą konsekwencje. I jak łatwo możem to zmienić. Gdy dostajesz maila biznesowego, potraktuj go jak spotkanie z jego twórcą. Bądź uważny i skupiony, odpowiedz z szacunkiem, daj potrzebne informacje jeśli to możliwe, a jeśli nie, to powiedz o tym. I spełniaj obietnice dane w mailu. Są tak samo ważne jak te wypowiadane twarzą w twarz. I w ten sposób kontakt biznesowy stanie się owocny, pozytywny i profesjonalny😊