Nasze całe życie wypełnione jest licznymi spotkaniami. Życie zawodowe konsultanta to praktycznie same spotkania. Oczywiście spotkania są ustalane z wyprzedzeniem, czas w kalendarzu bardzo profesjonalnie zaplanowany, jest miejsce wyznaczone, role przydzielone. Na tych spotkaniach teoretycznie zależy obu stronom, wynikają z potrzeb obu stron. A jednak czasami dochodzi do sytuacji nagłej rezygnacji ze spotkania. Najczęściej spotkanie odwołuje klient.

O co chodzi? Co to oznacza? Jak sobie poradzić z takimi sytuacjami?

Dzisiaj rano obudziłam się (z pomocą oczywiście) rano, bo jadę do klienta, do innego miasta. Podręczne biuro w niebieskiej walizce już w bagażniku, koszula wyprasowana wieczorem, plan spotkania zapisany od wczoraj w kajecie. Jestem gotowa, w głowi ustalam co przygotuję sobie do jedzenia. W kuchni patrzę na telefon. Są aż 4 wiadomości. To nie jest dobry znak… O 6 rano klient uznał, że można mnie powiadomić o przesunięciu dzisiejszego spotkania. Uśmiecham się pod nosem – dzisiaj wiadomość została wysłana o 6 rano, bo ostatnio wysłał ją, gdy już byłam w drodze i nie pozwoliłam na przesunięcie terminu. Informacja jest jasna, nie jest pytaniem, nie jest prośbą, jest stwierdzeniem, że przesuwamy „i już”. Nie ma informacji, że to nagłe, że coś wyskoczyło… Nic z tych rzeczy.

I co ja mogę z tym zrobić?

Moje podstawowe spostrzeżenie: klienci dzielą się na takich, którzy notorycznie zmieniają terminy, i takich którzy zawsze się ich trzymają. Po kilku spotkaniach wiem, do której kategorii zaliczyć mam klienta i daje mi to poczucie pewnej przewidywalności.

Każdy klient ma swoje emocje i swoje motywacje, a zatem różnie angażuje się w nasze spotkania. Niestety są sytuacje, gdy to szef nakazuje projekt, a sam beneficjent nie jest szczególnie zainteresowany pracą. Nie ma więc motywacji do naszych spotkań i chętnie znajduje powody, aby spotkanie przesunąć. Nie jest to priorytetem (dla niego). Z takim podejście nie ma problemu z odwoływaniem i zmienianiem terminów. A co ze mną?

O oczywiście ja mogę się wściekać, gdy jeden poranny SMS rujnuje mój plan dnia. Mogę, ale po co? Wściekałam się kilka razy a potem w umowach zaczęłam wpisywać karę za odwołane spotkanie – klient płaci jakby się odbyło. I to działa😊 Oczywiście gdy decydentem odwołującym jest płacący i wie, że to jego pieniądze. To boli, a przynajmniej zmusza do refleksji.

Poza tym w takich sytuacjach króluje przede wszystkim niewiedza i nieświadomość. Ten odwołujący nie zastanawia się ani na moment jakie jego zachowanie ma konsekwencje dla mnie (czy dla Ciebie). Pewnie w wielu przypadkach zupełnie ta „druga strona” jest poza zasięgiem jego myśli. Żeby tak nie było, warto to wyjaśnić. Co dla mnie oznacza odwołane spotkanie? Oto lista:

• zmarnowany czas na przygotowanie spotkania (następnym razem będę musiała przypomnieć sobie co chciałam zrobić);
• stracony czas na przygotowanie ubrania, jedzenia, itp. (nie chodzę w domu w wyprasowanej koszuli, nie jem kanapek, itd.);
• często to spotkanie jest połączone czasowo z kolejnymi – więc jadę na 2 godziny do miasta X a w zamyśle to drugie spotkanie miało być „przy okazji”;
• strata benzyny i czasu na podróż;
• cały ciąg myślowy „i co teraz” – co mogę przesunąć, co mogę zorganizować w ostatniej chwili;
• przesuwanie moich kolejnych umówionych spotkań, co innym generuje podobna listę…
• wiele innych rzeczy w zależności od okoliczności i mojego nastroju😉

Zostaję z tym sama tak długo, jak długo odwołujący nie ma świadomości co jego zachowanie spowodowało… Czyli co możesz zrobić? Podziel się swoimi doświadczeniami, opowiedz co ta nagła zmiana bez poważnej przyczyny spowodowała. Nie reaguj impulsywnie, nie „rzucaj mięsem”, nie płacz w słuchawkę, ale na kolejnym spotkaniu przeznacz kilka minut na wyjaśnienie co takie nagłe zmiany powodują w Twoim życiu.

A co możesz zrobić dla siebie? Zagospodaruje ten czas najlepiej jak potrafisz z myślą o sobie. Skoro Twój klient nie pomyślał o Tobie, zrób to za niego. Usiądź w swoim ulubionym fotelu z ulubioną książką, idź do kosmetyczki (może rano ma wolna chwile dla Ciebie), idź na basen albo wyczesz swojego syberiana (kot syberyjski bardzo włochaty) lub innego domowego włochacza. Spędź ten dzień z dużą dbałością o siebie, niech będzie przyjemny dla Ciebie, potraktuj tę nagłą zmianę planu jak prezent do klienta😊 Ja tak robię od pewnego czasu i dzięki temu zamiast złości i frustracji jest dużo przyjemności!

Oczywiście pamiętam o byciu konsekwentną w stosunku do klienta – jeśli ustalam karę za takie zachowania, to ją egzekwuję (bez wyrzutów sumienia). Tylko moja własna konsekwencja może nauczyć dyscypliny. Bo przecież długofalowo chodzi o pracę zgodnie z planem ustalonym świadomie z klientem, a nie ciągłe radzenie sobie z nagłymi przypadkami.

Życzę powodzenia i wracam do książki z dobrą kawą 😀